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Che lo si chiami “lavoro da remoto”, “lavoro ibrido” o più comunemente “smartworking”, viviamo in un presente in cui, volenti o nolenti, rappresenta una nuova normalità, a prescindere dall’emergenza sanitaria che abbiamo affrontato negli ultimi anni.
Lavorativamente parlando, pensiamo che la parola più pronunciata in questi ultimi anni sia stata proprio “smartworking”. Di cosa si tratta lo sappiamo più o meno tutti, come applicarlo in maniera corretta e funzionale è tutto un altro paio di maniche!
Ma il nostro blog ha una sezione che funge da Dizionario, quindi è giusto partire dal principio: che cos’è lo smartworking? È sempre stato così diffuso al di fuori del nostro Paese?
Bene, partiamo dal suo significato: smart working, letteralmente “lavoro agile” e si tratta semplicemente di una modalità professionale non vincolata da luoghi di lavoro e orari definiti.
Nel tempo ha assunto anche altri nominativi come “lavoro ibrido”, “lavoro da casa”, “lavoro a distanza”, “lavoro mobile”, “home working” e “lavoro da remoto”. Il significato è più o meno lo stesso: il trasferimento temporaneo o permanente del proprio lavoro nell’ambiente domestico o in un altro luogo esterno all’ufficio.
Pandemia 0 : Mondo del lavoro 1
In Italia (ma non solo) è diventato la soluzione principale ai danni che la pandemia ha procurato al mondo del lavoro. Tantissime aziende, pur di proseguire con il canonico flusso produttivo, hanno scelto di applicare il lavoro da casa ai propri dipendenti, nella maggior parte dei casi offrendo tutti gli strumenti necessari per affrontare una classica giornata lavorativa.
Durante la fase più acuta dell’emergenza sanitaria, lo smartworking in Italia ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle PMI, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori agili, circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, oltre dieci volte più dei 570mila censiti nel 2019! (Potete trovare tutti i dati raccolti qui)
Il lavoro da remoto ha letteralmente salvato tante aziende, ma ha anche insegnato una nuova modalità di occupazione, che all’estero, e per determinate professioni, stava già prendendo lentamente piede da tempo, andando a sostituire quasi del tutto il classico lavoro in presenza. Ovviamente c’è da ringraziare la digitalizzazione, senza la quale non saremmo qui a parlare della possibilità di offrire e ottenere la possibilità di un lavoro da casa.
Secondo i sondaggi, prima dell‘inizio della pandemia nel marzo 2020, solo una ristretta minoranza di persone ha lavorato stabilmente da casa in molti paesi europei. I dati variano dal 3,6% in Italia al 14% nei Paesi Bassi. Nella primavera del 2020, circa il 30% – 40% dei posti di lavoro in Germania si è tramutato, da un giorno all’altro, in lavoro da remoto (precedentemente, l‘home office si attestava attorno al 4%). Un serio aumento pari a dieci volte! (Trovate tutti i dati raccolti qui e qui)
Lavoro ibrido:
la “via di mezzo” del futuro!
Il lavoro da remoto sta diventando una normalità non solo per esigenza, ma per una vera e propria preferenza: sono tantissimi i sondaggi che mostrano come i dipendenti (e i giovani) si aspettino un futuro con un modello professionale in tipologia ibrida e flessibile, abbandonando i sistemi tradizionali del lavoro in presenza. Molti tra gli intervistati si sono detti a favore di un modello misto, con due giorni a settimana di lavoro da casa e tre giorni a settimana in ufficio.
Inoltre, una recente indagine della società americana di consulenza aziendale Korn Ferry giunge addirittura alla conclusione che il pensiero di tornare alla presenza obbligatoria al lavoro provochi stress tra il 70% dei partecipanti allo studio. (Trovate i dati citati qui).
I vantaggi, ma anche gli svantaggi del lavoro a distanza sono percepiti molto chiaramente e una forma mista di lavoro in ufficio e da un altro luogo risulta come il modello più praticabile per il futuro.
I vantaggi del lavoro a distanza:
lavorare da una spiaggia? Why not?
Siamo sinceri, quando sentiamo la possibilità di ottenere un lavoro ibrido, la prima cosa che ci viene in mente è l’occasione di poter effettuare i nostri compiti in qualsiasi luogo e non solo dalla scrivania di casa. Una spiaggia, magari? Un bar con una vista mozzafiato sulla città? Perché no? Ormai quasi qualsiasi luogo è dotato di WIFI e tutto ciò di cui necessitiamo è un computer con una connessione funzionante. L’importante è svolgere il proprio lavoro, ma nessuno ci potrebbe ostacolare nella scelta del dove.
Ovviamente non si tratta dell’unico vantaggio, anzi, andiamo a vedere come possa fare la differenza all’interno della nostra azienda.
Il lavoro ibrido è:
Risparmio sui costi e sui tempi:
Un dipendente può cominciare a lavorare fin da subito e una volta terminato essere già “a casa”.
In sostanza si ha la possibilità di ottenere un sostanzioso risparmio di tempo senza il tragitto casa-lavoro, favorendo maggior tempo libero a disposizione. Inoltre comporterebbe meno costi per il carburante o il trasporto pubblico, implicando una riduzione delle emissioni inquinanti e un minore impatto ambientale provocato dal traffico automobilistico.
Maggior responsabilità
La fiducia automatica che un datore di lavoro offre al dipendente dandogli la possibilità di operare a distanza, genere un effetto positivo nell’umore di quest’ultimo, aumentandone la motivazione e la finalità di buoni risultati.
Distribuzione flessibile dell’orario di lavoro
In caso di impegni legati alla sfera privata/casalinga, il lavoro potrà venir gestito in modo flessibile e senza stress.
Lavorare secondo il proprio bioritmo
Il dipendente potrò stabilire autonomamente i suoi momenti di maggiore resa produttiva e distribuire il proprio orario lavorativo di conseguenza. Anche questa dinamica aumenta l’efficienza operativa e la soddisfazione individuale.
Maggiore capacità di concentrazione
Se il dipendente fosse circondato da un ambiente operativo “protetto” in modalità home office, gli sarà possibile lavorare in modo più dedicato a progetti che richiedono concentrazione. Le distrazioni apportate da colleghi, riunioni o pause caffè, oltre che un livello di rumore maggiore nei grandi spazi lavorativi abituali, hanno al contrario un impatto negativo sulla capacità di concentrazione.
Reclutamento più agevole del personale
I lavoratori più qualificati potranno essere assunti indipendentemente dalla loro ubicazione.
L’altra faccia della medaglia: gli svantaggi del lavoro ibrido.
Esiste una soluzione per contrastarli?
Giustamente, come abbiamo affrontato i vantaggi del lavoro a distanza, è giusto e doveroso mettere in guardia le aziende sui lati negativi di questa modalità. Ma abbiamo una bella sorpresa per Voi: ad ogni problema c’è sempre un rimedio!
Purtroppo,
il lavoro ibrido è anche:
Mancanza di confini definiti
Uno dei maggiori vantaggi del lavoro agile è al contempo il suo svantaggio principale, perché eliminando il tragitto verso il lavoro, viene meno la separazione tra professione e vita privata, destabilizzandone l’equilibrio. Inoltre, molti dipendenti non hanno, in termini di spazio, la possibilità di creare una zona ufficio nella propria abitazione.
Infine, questa situazione potrebbe anche causare la perdita del controllo dei limiti temporali: per rispondere ad un’ultima email, effettuare un’ultima telefonata, dare un’occhiata veloce ad un progetto. La facilità di accesso a tutte le informazioni anche da casa, riduce la possibilità di staccare dal lavoro e quindi rigenerarsi.
Diminuzione dello spirito di squadra
I dipendenti rischiano di non sentirsi più ben integrati in un contesto di team lavorativo, perdendo possibilità di confronto e la creazione di idee più innovative (ci vogliono più menti per fare in modo che un progetto spicchi il volo!). Il lavoro quotidiano è svolto tanto efficacemente quanto prima (anche di più), ma le nuove idee, ad esempio quelle relative allo sviluppo dei prodotti, ai processi operativi o ai servizi, sembrano fluire maggiormente nell’ambito del lavoro in presenza.
Perdita di informazioni nelle riunioni virtuali
Le riunioni virtuali con soluzioni di conferenza sono spesso considerate più proficue di quelle fisiche, ma, d’altra parte, la trasmissione di importanti segnali non verbali quali il linguaggio del corpo non è tanto efficace quanto nei meeting in presenza. Inoltre, non tutti i dipendenti si sentono a proprio agio davanti alla telecamera, il che spesso crea un divario molto ampio tra chi interviene più̀ di frequente e chi rimane in silenzio. Un ulteriore problema sopraggiunge nel momento in cui i partecipanti disattivano la telecamera: in quanto esseri sociali, dipendiamo sia dai segnali di comunicazione verbali sia da quelli non verbali. In loro assenza, gli equivoci e la perdita di informazioni risultano all‘ordine del giorno.
Problemi tecnici
I problemi tecnici inibiscono spesso la qualità della conferenza. Invece di concentrarsi sui contenuti, i partecipanti si trovano a dover affrontare inconvenienti quali scarsa qualità dell‘audio, blocco della telecamera e continui passaggi tra attivazione e disattivazione dell’audio. Tutto ciò riduce sensibilmente la capacità di concentrazione e facendo risultare le riunioni molto meno efficaci di quelle reali.
Clima lavorativo penalizzato
Se da un lato le chiacchere tra colleghi creano deconcentrazione, allo stesso tempo risultano l’occasione d’oro per stabilire connessioni reciproche e amicizie, ed è in questo ambito che prende forma il clima di interazione e di collaborazione tra i dipendenti. Se tale scambio viene a mancare, si crea un deficit che è difficile compensare.
Problemi di sicurezza
Secondo numerosi studi molte delle aziende che offrono l’opzione del lavoro da casa subisce maggiori attacchi informatici nel loro ambiente di lavoro a distanza. Infatti bisogna usufruire di tutti gli strumenti necessari per difendersi da hacker e virus. Venite a scoprire come riconoscerli sul nostro articolo del blog dedicato!
7 regole per abbracciare il futuro!
Vantaggi e svantaggi sono stati scoperti in tavola: ora c’è solo una cosa da fare, scoprire come combattere i lati oscuri del lavoro a distanza, per accrescerne i lati positivi e creare un giusto equilibrio lavorativo.
Non risparmiare sulla tecnica!
L’ottima dotazione tecnica delle postazioni di lavoro mobili è uno dei presupposti fondamentali perché funzioni. Sono in primo luogo richiesti strumenti digitali che forniscano tutte le funzionalità necessarie a una collaborazione efficace e senza interruzioni mediatiche. Si parte da un’affidabile soluzione per le conferenze collegata a uno strumento per la condivisione dei documenti, per arrivare poi alle applicazioni in presenza, la telefonia, le chat, il CRM, integrazioni e molto altro. In questo senso è fondamentale avere a disposizione un‘interfaccia utente unificata che consenta l’accesso a tutte le applicazioni.
Inoltre è fondamentale chiedersi: la postazione è progettata in modo ergonomico? È presente l’hardware di base (ad esempio un PC, un secondo monitor, una stampante, un set di auricolari, etc?)
Infine è indispensabile una buona connettività̀ VPN della postazione di lavoro mobile, sia in termini di disponibilità che di sicurezza.
Investire in sicurezza!!
Tra le questioni più critiche nel trasferimento di massa di posti di lavoro all’home office figura la questione della sicurezza. Gli attacchi informatici sono aumentati in modo significativo e in questo senso il lavoro presso il proprio domicilio è un facile bersaglio per via di una protezione non ottimale dell’accesso ai dati interni dell‘azienda.
I dipendenti dovrebbero poter accedere alla rete aziendale dalle loro postazioni mobili solo tramite una connessione protetta. Password più sicure, aggiornamenti software regolari e formazione del personale per aumentare la sensibilità in materia sono elementi chiave per un concetto di sicurezza ibrido.
Orari fissi di lavoro in presenza!
Uno svantaggio significativo del lavoro ibrido è la perdita dello spirito di squadra in ambito professionale. Assumendo il modello misto, quello che prevede due giorni di lavoro da casa e tre giorni in ufficio, una ripartizione intelligente potrebbe prevedere il programmare grandi riunioni nei giorni in ufficio e il destinare i compiti di più ampio respiro e che richiedono una concentrazione elevata ai giorni di lavoro da remoto.
Creazione di sale riunioni fisiche!
Che si tratti di riunioni tra due persone, di incontri in team più ampi o di raduni di tutto lo staff come team building o feste aziendali, è importante che nell’edificio siano disponibili sale adeguate, che possano anche essere prenotate con breve preavviso tramite uno strumento digitale appropriato. Gli strumenti tecnologici corrispondenti, tra cui la lavagna, fogli mobili e il sistema di videoconferenza per l’inclusione di partecipanti esterni dovrebbero già essere presenti e pronti all’uso, in modo che le riunioni possano svolgersi anche all’ultimo minuto senza la necessità di grandi preparativi.
Introduzione di strumenti organizzativi
Le applicazioni che rendono visibile lo stato di avanzamento del lavoro semplificano e strutturano i processi operativi e permettono di collaborare a progetti complessi. Quando lo staff non è fisicamente ubicato in un unico luogo, tali strumenti possono garantire l’efficienza del lavoro di più parti su un unico progetto.
Postazione di lavoro disponibile ovunque!
A prescindere dal luogo in cui opera, se il lavoratore si ritrova immediatamente nel suo abituale ambiente di lavoro, da cui può avere accesso a tutte le applicazioni attraverso una piattaforma unificata, può investire il tempo risparmiato in altro modo.
Colloqui periodici con il personale!!
Quando manca la vicinanza fisica, le conversazioni personali con i dipendenti risultano di vitale importanza. I colloqui di feedback programmati su base regolare costituiscono una buona opportunità̀ per stabilire la fiducia e rafforzare la motivazione individuale. Tali conversazioni faccia a faccia sono indispensabili per una buona coesione all’interno dell‘azienda. Tuttavia, i colloqui con i dipendenti dovrebbero poter essere effettuati ogni volta che se ne sente la necessità, preferibilmente di persona in ufficio.
Studio teorico sullo smartworking: fatto!
Ma sul lato pratico: come proseguire?
Restare o decidere di abbracciare un’idea di lavoro ibrido ben equilibrato può essere molto più semplice di quanto si creda.
LF Impianti si mette a completa disposizione: compilando un semplicissimo questionario qui vi metteremo a disposizione un VADEMECUM GRATUITO che fungerà da guida per il processo di “trasformazione” dal lavoro in presenza al lavoro a distanza.
Potrete decidere di tenere il documento come bussola, potrete scegliere di contattarci per approfondire la questione o potrete dimenticare la documentazione ricevuta e seguire un’altra strada: nessun obbligo e nessun vincolo con LF Impianti.
LF Impianti rimane a vostra completa disposizione per una consulenza gratuita, per costruire insieme un pacchetto personalizzato che potrà estinguere ogni dubbio e preoccupazione, per cominciare un nuovo cammino verso il business del futuro!
Ci vediamo in videoconference su una spiaggia tropicale o nella sezione commenti, aperti a qualsiasi confronto o necessità o, ancora, sulla nostra pagina dedicata!
Una curiosa via di mezzo:
animali domestici vs lavoro ibrido
Durante il periodo pandemico eravamo in tantissimi a svolgere l’attività lavorativa da casa e, in alcuni casi, oltre ad avere i suoni della propria famiglia in sottofondo, qualcuno avrà avuto anche la curiosa compagnia dei propri animali domestici.
Abbiamo passato più tempo con loro e molto spesso ci hanno affiancato come dei classici assistenti durante le mansioni lavorative, apparendo durante le video conferenze, domandandosi come mai parlavamo ad un computer e sentendolo addirittura rispondere dall’altra parte!
Ma la domanda sorge spontanea: in un contesto di lavoro ibrido, i nostri animali domestici sono una presenza positiva o di distrazione costante?
Alcune attività all’avanguardia, anche durante il normale svolgimento lavorativo in ufficio, permettono l’ingresso agli animali domestici da parte dei propri collaboratori, rendendoli quasi parte integrante del team o piccole mascotte.
Ma non si tratta solo di aziende, anche alcune università e addirittura ospedali ne permettono l’accesso, da un lato per un aumento di produttività e dall’altro come visite regolari per i propri pazienti.
Se la presenza degli animali domestici migliora l’umore e la produttività in ufficio, da casa la situazione non cambia, ed anzi, migliora!
Avere accanto i nostri amici a quattro zampe incrementa la nostra performance lavorativa, rendendo l’atmosfera più rilassata, riducendo lo stress ed aumentando notevolmente concentrazione e creatività.
Lavorando da casa, la loro calorosa presenza rende più scorrevoli le ore di lavoro davanti al computer, concedendoci quelle piccole distrazioni che ci permettono di riposare la mente il necessario per poi riprendere l’attività lavorativa con ancora più energia!
Miagolii, carezze, momenti gioco, brevi passeggiate e tutte quelle piccole attenzioni che potrebbero richiederci, risultano estremamente positive in un contesto lavorativo (e psicologico).
Inoltre, la necessità del cane di svolgere passeggiate all’aria aperta favorisce anche l’attività fisica che confluisce a favore del benessere psico-fisico e, di conseguenza, anche del benessere professionale e, indirettamente, aziendale: una vera e propria vittoria su tutti i fronti.
Non solo smart working:
lavorare per obiettivi
Nelle prime settimane di Giugno, molteplici testate giornalistiche hanno parlato di questo nuovo fenomeno lavorativo introdotto da un’azienda di Treviso che ha letteralmente abolito gli orari fissi per un approccio strettamente legato al raggiungimento degli obiettivi.
Non si tratta né di smart working, nè di lavoro ibrido, ma di una vera e propria autogestione del proprio tempo, con l’eliminazione delle otto ore canoniche fisse regolate dall’ingresso e l’uscita; o dal concetto del “timbrare il cartellino”.
Il concetto applicato è quello del free time: non importa se il dipendente ci mette solo un paio d’ore a raggiungere l’obiettivo prefissato, il suo compenso non sarà calcolato sul tempo impiegato, ma sulla sua produttività.
In questo senso viene anche data un’autonomia legata agli orari in cui presentarsi in ufficio: se preferisce effettuare le proprie mansioni alla sera, l’azienda lascerà la possibilità di accedere agli uffici; oltre all’opportunità di potersi presentare anche solo per un’ora durante la giornata, se lo si ritiene abbastanza al proprio fine.
Ovviamente si tratta di un’agenzia di marketing, che può permettere a determinati raparti (soprattutto quelli legati al web e ai social) di poter svolgere le proprie attività ovunque e in qualsiasi momento, poiché la loro unica necessità è possedere un computer ed una connessione internet.
Tutto questo alimenta il rapporto di fiducia tra datore di lavoro e sottoposto, oltre che una miglior gestione della propria vita privata e professionale, accrescendo serenità e consapevolezza.
La logica applicata riguarda il pensiero che migliore sia la vita privata dei propri collaboratori, più sarà performante la loro attività lavorativa.
Che il lavoro flessibile rappresenti una buona alternativa per il futuro e la via di mezzo perfetta tra lavoro in presenza e lavoro a distanza?
Sarà solo il tempo e la mentalità delle grandi aziende a determinarne la risposta.